株式会社イフ:未来に向けて発信し、時代と共に成長する。Grow Up Together~新たな価値を創り出すために~

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個人情報保護方針

 激しく変化する社会のニーズを正確に読み取りそれに応えていくことは、私たちイフの使命であり、さらには社会貢献であると考えています。よって、当社がお 客様・従業員・協力会社社員等の業務上取り扱う全ての個人情報を適正に管理し保護することは、人材紹介業務をはじめとする各種事業領域での出版業務・情報 サービス業務を営む当社の社会的責務であると考えます。

 当社は以下のとおり個人情報保護方針を定め、個人情報保護の仕組みを構築し、全従業員に個人情報保護の重要性の認識と取組みを徹底させることにより、個人情報の保護を推進することを宣言致します。

第1条 個人情報の取得と利用

当社が個人情報を直接書面で取得する場合には、取得時に利用目的が既に明らかな場合を除き、事前に利用目的を明確にしてご本人の同意を頂いた上で取得いたします。
当社が個人情報を利用する場合には、利用目的の範囲内に限り、個人情報を利用します。利用目的は個人情報管理台帳上に明示し、個人情報を取扱う各部門の部門個人情報管理責任者の責任において、利用目的を逸脱した利用が行われないための確認手順を設け、実施します。また、利用目的の範囲を超えて個人情報の利用を行わないよう、社内の管理体制の整備及び安全管理措置を講じます。

第2条 個人情報の管理と保護

個人情報の管理は、厳重に行うこととし、ご本人にご承諾いただいた場合を除き、第三者に対しデータを開示・提供することはいたしません。また個人情報の漏えい、滅失又はき損を防ぐため、安全管理措置を規定し実施します。また問題発生の予防のための手順を設け実施するとともに、万が一の問題発生に対しては速やかに再発防止のための是正を行います。

第3条 法令・規範の遵守

当社は、当社が保有する個人情報の取扱いに関して適用される法令、国が定める指針及びその他の規範を遵守いたします。

第4条 問合せ・苦情への対応

当社は、保有する個人情報に対するお問合せや苦情に対して、受付、対応の体制と手順を整備し、迅速に対応いたします。

第5条 個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善

当社は、当社の事業のために利用するすべての個人情報の保護と適切な管理のために個人情報保護マネジメントシステムを定め、役職員に周知・徹底するほか、部内運用確認、内部監査を実施する等の定期的な見直しを実施し、継続的に改善を行います。

制定:平成16年10月31日
改訂:平成21年 5 月 25日
株式会社イフ
代表取締役 川﨑 芳清
〒108-0073 東京都港区三田3-7-18 ザ・イトヤマタワー5F
Tel:03-5439-1600
(個人情報に関する苦情・問合せ窓口 管理グループ 井上 裕太)

個人情報の取扱いについて

2011年10月11日

株式会社イフ(以下「当社」という)は、皆様から収集するプライバシーに関するあらゆる情報を極めて大切なものと認識しており、皆様の個人情報の取扱いに関して以下のようにポリシーを定め、そのポリシーを遵守してまいります。

当社に個人情報を提供するにあたって、下記の内容にご同意の上で提供いただきますようお願いいたします。

個人情報の取扱い

当社の個人情報の取扱いは個人情報保護方針に基づいて行われます。

個人情報とは

個人情報とは、利用者個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により利用者個人を識別できるものをいいます。また、その情報のみでは識別できない場合でも、他の情報と容易に照合することができ、それにより結果的に利用者個人を識別できるものも個人情報に含まれます。

個人情報管理責任者

当社は、次の者を個人情報の保護管理者として任命し、利用者の個人情報を適切かつ安全に管理し、個人情報の漏洩、滅失またはき損を防止する保護策を講じています。

株式会社イフ 個人情報管理責任者 守屋 武郎
〒108-0073 東京都港区三田3-7-18
ザ・イトヤマタワー5F
TEL:03-5439-1600 / FAX:03-5439-1633

個人情報の利用目的

当社が取得した個人情報は、利用目的を別途通知等する場合を除き、あらかじめ明示した利用目的の範囲内で使用するものとします。弊社の保有する個人情報の利用目的については、次のとおりとします。

  • 当社が運営するWebサイトサービスへの登録者に対する、適切な求人情報提供およびマッチング(条件に合う仕事の検索・紹介)
  • 応募者の承諾・同意に基づく求人企業への応募・開示
  • アンケートの実施、キャンペーン、モニター等への応募者に対する連絡や発送
  • 関係会社株式会社サーナワークス研究所(旧社名 イフ総合研究所)より受託し、運営するWebサイトサービス登録者に対する各種情報等の提供
  • お取引先の採用業務代行(お取引先に対する応募者への電話連絡・メール送信・パンフレット等資料の発送)
  • 当社発行の就職情報誌の発送等
  • 当社企画の合同面接会の開催ご案内等
  • 個人を特定できない集計・統計データとして利用
  • お問い合わせ、苦情及び相談への対応
  • 当社の採用活動
  • 当社の人事労務管理、福利厚生管理

ただし、本人の意思で、求人企業に個人情報を送信し応募された場合、当該応募先求人企業等に個人情報が提供されることになります。
その際には、応募先求人企業等が自ら定める個人情報管理規程に従い個人情報を管理することになります。

個人情報の共同利用

当社は、より充実した就職の情報を提供する為に、グループ会社である株式会社サーナワークス研究所と個人情報保護法第23条第4項第3号にもとづく個人情報の共同利用を行っております。この場合の情報管理の責任は株式会社サーナワークス研究所にあるものとします。

  1. 共同利用する個人情報の項目
    当社サービスお申し込み時にご登録頂いた下記の情報。
    • 基本情報(氏名・性別・生年月日)
    • 現住所・帰省先住所
    • 学校情報(最終学歴または在籍校)
    • 仕事に関する希望情報
    • 障がいに関する情報(障がい内容、等級等)
    • 職歴に関する情報
  2. 共同利用者の範囲
    • 当社ならびに株式会社サーナワークス研究所
  3. 共同利用者の利用目的
    • Web Sana会員向けサービスの提供
    • 障がい者のための就職情報誌『サーナ』の発送
    • 障がい者のための合同企業面談会『サ~ナ就職フェスタ』の案内
    • 個人認証
    • アンケートの実施、キャンペーン、モニター等への応募者に対する連絡や発送
    • その他会員に対して行う就職情報の提供
  4. 共同利用する個人情報の取得方法
    • 株式会社サーナワークス研究所より提供

個人情報の第三者への提供

当社が取得した個人情報は、次の場合を除いて第三者に提供いたしません。

  • ご本人の同意がある場合
  • 法令に基づき、提供に応じなければならない場合
  • 人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、ご本人様の同意を得ることが困難な場合
  • 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、ご本人様の同意を得ることが困難な場合
  • 国の機関または地方公共団体またはその委託を受けた者が法令に定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、ご本人様の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼす恐れがある場合
  • 利用目的の範囲内で業務を外部に委託する場合
  • 合併その他の事由による事業の承継に伴って提供する場合

個人情報の外部委託

当社は、情報処理や印刷物等の発送業務等を外部に委託する際に、個人情報を預託する場合があります。個人情報の預託を行う場合には、十分な個人情報保護水準を確保していることを条件として委託先を選定し、機密保持契約を結んだ上で行っています。

個人情報の追加・訂正

ご登録いただきました個人情報を常に正確かつ最新の状態で管理するため、住所や連絡先など個人情報に変更があった場合には、迅速に対応する様お願い申し上げます。ご登録いただいた「WebSana」「AgentSana」の画面において、ご本人が直接操作いただけます。不明の場合は、下記の弊社「個人情報に関する苦情・問合せ窓口」にご連絡ください。

個人情報の利用停止

ご登録いただきました個人情報の利用停止につきましては、ご登録いただいた「WebSana」「AgentSana」の画面において、ご本人が直接操作いただけます。不明の場合は、下記の弊社「個人情報に関する苦情・問合せ窓口」にご連絡ください。

個人情報の開示・削除(退会)等の手続きについて

当社は、個人情報保護法に基づき、ご本人様またはその代理人様から「保有個人データ」に関する開示又は削除(退会)のご請求があった場合には、次のとおり対応させていただきます。

  1. 開示請求について

    当社所定の「開示等請求書」(※1)に必要事項を記入し、申請者様の添付書類(※2)及び手数料(※3)を同封の上、次の宛先まで、書留、簡易書留等、配達の記録が残る方法で御申込みください。
    この方法によらない開示のご請求(当社に直接お越しいただいた場合も含みます。)には応じられませんので、ご了承ください。
    又、「開示等請求書」の記載に不備があった場合又はご本人であることが確認できない場合は、その旨をご連絡申し上げ、再請求をご案内しますが、ご連絡後2週間経過しても再請求がない場合は開示請求がなかったものと対応し、手数料も返却いたしません。又、ご本人様であることを確認する為の書類は、当社で2年間保管後、責任を持って廃棄致します。

    「開示等のご請求先」

    〒108-0073 東京都港区三田3-7-18 ザ・イトヤマタワー5F
    株式会社イフ
    個人情報に関する苦情・問い合わせ窓口
    E-mail:privacy@ifnet.co.jp

    (※1)当社所定の開示請求書

    「個人情報に関する開示等請求書」

    (※2)申請者様の添付書類

    運転免許証、住民票、健康保険証、パスポート、年金手帳、福祉手帳等の写しのいずれか

    • 上記の添付書類は「ご本人確認」の為の必要書類ですので、「本籍地」等、必要ない項目につきましては、「塗りつぶし」て送付くださる様お願い申し上げます。
    • 法廷代理人様によるご請求の場合は、ご本人の確認書類に加え、戸籍謄本・戸籍抄本・登記事項証明書のいずれかも同封してください。
    • 任意代理人様によるご請求の場合は、ご本人の確認書類、代理人の方の確認書類を同封してください。

    (※3)手数料

    開示請求につきましては、1件につき1,000円の手数料をお支払いいただきますので1,000円分の郵便切手または郵便為替を同封してください。又、手数料が過剰であった場合でも、差額の返却はいたしません。手数料が不足していた場合および手数料が同封されていない場合は、その旨ご連絡しますが、ご連絡後2週間経過してもお支払いがない場合は、開示を行わないことと決定し、手数料の返却はいたしません。

    結果の通知方法

    「開示請求書」に記載された請求者の氏名及び住所宛に、書面で日本郵便の「本人限定受取郵便」により通知します。又、開示を行わない場合(※4)に該当する場合は、その理由を付記して通知します。
    なお、通知までに日数を要することがありますので、ご了承ください。

    (※4)開示等をお断りする場合

    次の場合は、開示等のお求めをお受けいたしかねますので、予めご了承願います。
    ご本人様又は代理人様であることを確認させていただく書類に、「ご住所」「お名前」「生年月日」「発行者氏名および発行日・交付日」等の記載がない場合、又は抹消されている場合
    請求書にご記入の「ご住所」「お名前」「生年月日」とご本人様であることを確認させて戴く書類に記載されている「ご住所」「お名前」「生年月日」が不一致の場合
    ご本人様であることを確認させていただく書類の有効期限が過ぎている場合(有効期限の表示がない各種証明書につきましては、発効日から3ヶ月以内のものとさせていただきます。

    • 偽造、改ざんした書類と判明した場合
    • 代理人様の代理権が確認できない場合
    • 法第25条第1項の規定による開示のご請求で、手数料のお支払いがない場合

    また、次の場合は、法第25条第1項の規定による開示のご請求に関する回答をいたしかねますので、予めご了承願います。開示しないことを決定した場合は、その旨理由を付して回答いたします。また以下の場合であっても、お支払いいただいた手数料は返却いたしません。

    • ご請求のあった情報項目が、当社保有個人データにない場合
    • ご本人様または第三者の生命、身体、財産、その他の権利利益を害する恐れがある場合
    • 当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼす恐れがある場合
    • 開示することが他の法令に抵触する恐れがある場合

    開示等のご請求により取得した個人情報の利用目的

    開示等のご請求により取得した個人情報は、開示等手続きに必要な範囲でのみ利用いたします。

  2. 削除(退会)のご請求について

    当社所定の「削除(退会)請求書」(※1)に必要事項を記入し、申請者様の添付書類(※2)を同封の上、次の宛先まで、書留、簡易書留等、配達の記録が残る方法で御申込みください。
    この方法によらない削除(退会)のご請求(当社に直接お越しいただいた場合も含みます。)には応じられませんので、ご了承ください。
    又、「削除(退会)請求書」の記載に不備があった場合又はご本人であることが確認できない場合は、その旨をご連絡申し上げ、再請求をご案内しますが、ご連絡後2週間経過しても再請求がない場合は請求がなかったものといたします。又、ご本人様であることを確認する為の書類は、当社で2年間保管後、責任を持って廃棄致します。

    「削除(退会)のご請求先」

    〒108-0073 東京都港区三田3-7-18 ザ・イトヤマタワー5F
    株式会社イフ
    個人情報に関する苦情・問い合わせ窓口
    E-mail:privacy@ifnet.co.jp

    (※1)当社所定の個人情報削除(退会)請求書

    「個人情報削除(退会)請求書」

    (※2)申請者様の添付書類

    運転免許証、住民票、健康保険証、パスポート、年金手帳、福祉手帳等の写しのいずれか
    上記の添付書類は「ご本人確認」の為の必要書類ですので、「本籍地」等、必要ない項目につきましては、「塗りつぶし」て送付くださる様お願い申し上げます。
    法廷代理人様によるご請求の場合は、開示等の対象となる方ご本人の確認書類に加え、戸籍謄本・戸籍抄本・登記事項証明書のいずれかも同封してください。
    任意代理人様によるご請求の場合は、開示等の対象となる方ご本人の確認書類を同封してください。

    ご請求の結果の通知方法

    「削除(退会)請求書」に記載された請求者の氏名及び住所宛に、書面で日本郵便の「本人限定受取郵便」により通知します。 なお、通知までに日数を要することがありますので、ご了承ください。

個人を特定しない属性情報・行動履歴の取得及び利用について

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個人情報の管理

個人情報への不当なアクセスまたは個人情報の漏洩、滅失、き損などの危険に対して、技術面及び組織面において必要な安全対策を講じ、また継続的に改善するように努めています。

お問合せおよび苦情の受付窓口

当社の個人情報の取扱いに関する問い合わせおよび苦情については下記までご連絡ください。
株式会社イフ 個人情報に関する苦情・問い合わせ窓口 管理グループ 井上
〒108-0073 東京都港区三田3-7-18 ザ・イトヤマタワー5F
TEL:03-5439-1600
E-mail:privacy@ifnet.co.jp
また、認定個人情報保護団体の名称及び苦情解決の申出先は以下のとおりとなります。

  1. 認定個人情報保護団体の名称:一般財団法人日本情報経済社会推進協会
  2. 苦情解決の連絡先:プライバシーマーク推進センター 消費者相談窓口

住所 : 〒106-0032 東京都港区六本木1-9-9 六本木ファーストビル12F
TEL : フリーダイヤル 0120-116-213 / 0120-700-779

プライバシーマークの認定について

株式会社イフは、プライバシーマークの認定事業者です。<10860234(05)>

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